Olet toimittajamme, liike- tai yhteistyökumppanimme

1. Tietoa Proffsmagasinetin henkilötietojen käsittelystä – Toimittajat sekä liiketoiminta- ja yhteistyökumppanit

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme sinusta?

Käsittelemme henkilötietojasi, jos olet yhteyshenkilö, nimenkirjoitusoikeutettu tai muu edustaja potentiaaliselle tai nykyiselle toimittajalle, liiketoimintakumppanille tai yhteistyökumppanille. Keräämme vain niitä henkilötietoja, joita tarvitsemme kuhunkin tarkoitukseen. Se, mitä tietoja sinusta keräämme, riippuu siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilötunnistetiedot: tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimi, henkilötunnus tai Y-tunnus (jos kyseessä on yksityinen elinkeinoharjoittaja, joka on toimittajamme), allekirjoitus ja pankkitunnus. Käsittelemme henkilötunnustasi voidaksemme erottaa sinut yksiselitteisesti oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme toteuttamiseksi tietosuojalain (1050/2018) 29 §:n mukaisesti.
Yhteystiedot: tiedot, joiden avulla voimme ottaa sinuun yhteyttä, kuten osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi.
Toimittajatiedot: toimittajanumero (Supplier-ID), sekä tiedot, joita tarkistamme varmistaaksemme, että toimittajamme sekä liiketoiminta- ja yhteistyökumppanimme ovat luotettavia, kuten luottokelpoisuus, mahdollinen esiintyminen pakotelistoilla sekä yhtiö- että omistajatasolla sekä toimittajan täyttämä Code of Conduct (CoC) - kysely.
Työtiedot: tiedot roolistasi edustamassasi organisaatiossa, kuten tehtävä/titteli, tieto siitä, mitä yritystä edustat, sekä yrityksen maantieteellinen sijainti.
Vierailutiedot: fyysisiin vierailuihin liittyviä tietoja, kuten ruokailutottumuksia, vaatekokoja ja valokuvia (sekä still-kuvia että liikkuvia) tapahtumistamme. Koska Proffsmagasinet on osa Ahlsell-konsernia ja jakaa siten toimitilat Ahlsell Sverige AB:n (”Ahlsell”) kanssa, Ahlsell on rekisterinpitäjä vierailuihin liittyvän henkilötietojen käsittelyn osalta (mukaan lukien kameravalvonta). Saadaksesi lisätietoja Ahlsellin henkilötietojen käsittelystä, katso: Behandling av personuppgifter.
Viestintä: tiedot viestinnässäsi kanssamme, kuten sähköpostien sisältö, tukitapaukset, puhelinkeskustelujen tallenteet ja muistiinpanot, muut kommentit, video- ja äänitallenteet (valokuvat - still-/liikkuvat) kokouksista/koulutuksista tyypistä riippumatta, osallistuminen kilpailuihin, haastatteluihin, kyselyihin ja tulevien postitusten valinta jne.
Maksutiedot: tiedot, joita tarvitsemme maksujen suorittamiseksi, kuten toimittajalasku, maksutiedot, maksuehdot, kustannuspaikka ym.
Tekniset tiedot: tietoja käyttämästäsi laitteesta (esimerkiksi tietokone tai matkapuhelin), kuten IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja selaintyyppi, sekä tietoja tilikäyttäytymisestäsi, sijaintitietoja, selaushistoriaa sekä sähköpostimarkkinoinnin vastaanottajien sitoutumista koskevat mittausarvot, mukaan lukien sähköpostiviestien ”luettu”-tila ja aikaleimat, jotka kerätään evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla.

3. Miksi, millä oikeudellisella perusteella ja kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

3.1 Tuotteen/palvelun ostaminen ja toimittajasuhteen hallinnointi

Toimittajasuhteiden hallinnointi

Tarkoitus

Arvioi, hallinnoi ja optimoi toimittajasuhteita ja potentiaalisia toimittajasuhteita, mukaan lukien muun muassa toimittajan luottokelpoisuuden taustatarkastukset ja Proffsmagasinetin käytännesääntöjen tarkistaminen sekä toimittajien perehdyttämiseen (esimerkiksi sopimusten luominen ja allekirjoittaminen), poistamiseen ja ylläpitoon liittyvät toimenpiteet IT-järjestelmissämme/IT-palveluissamme.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, työtiedot, viestintä, maksutiedot.

Oikeusperuste

Yksityiset elinkeinoharjoittajat: Sopimuksen täyttäminen (GDPR, 6.1(b) artikla) – toimenpiteiden toteuttaminen pyynnöstäsi ennen mahdollisen sopimuksen solmimista sekä tällaisen sopimuksen täyttäminen.

Muut oikeushenkilöt: Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme hoitaa sopimussuhteitamme ja täyttää sopimuksen mukaiset velvollisuutemme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan seitsemän (7) vuoden kuluttua toimittajasuhteen päättymisestä. Proffsmagasinet-tileihin liittyvät henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua toimittajasuhteen päättymisestä.

Tilausten käsittely

Tarkoitus

Tilauksien/tilauserien/hankintojen ja muiden sopimuksen mukaisten velvoitteiden käsittely, mukaan lukien muun muassa tilausten tekeminen, toimitusten ja laskujen vastaanottaminen, niiden maksaminen sekä muu Proffsmagasinetin toimitettavien tuotteiden ja palveluiden juokseva käsittely.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, työtiedot, vierailutiedot, maksutiedot, viestintä.

Oikeusperuste

Yksityiset elinkeinoharjoittajat: Sopimuksen täyttäminen (GDPR, 6.1(b) artikla)

Muut oikeushenkilöt: Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme tehdä tilauksia, vastaanottaa toimituksia ja täyttää muut sopimuksen mukaiset velvollisuutemme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Puheluiden tallennus: Lakisääteisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, artikla 6.1.(c)).

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua tilauksen/oston suorittamisesta.

Tallennetut puhelut poistetaan kahden (2) vuoden kuluttua.

Palautukset, reklamaatiot ja valitukset

Tarkoitus

Palautusten, reklamaatioiden, valituksien ja muiden liittyen tilauksiin, tilauseriin tai ostoksiin liittyvien poikkeamien käsittely, kuten lasku-, palautus- ja saapumispoikkeamia.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, työtiedot, maksutiedot, viestintä.

Oikeusperuste

Yksittäiset yritykset: Sopimusten täytäntöönpano (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1(b)).

Muut oikeushenkilöt: Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme käsitellä palautuksia, reklamaatioita ja valituksia. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Puheluiden tallennus: Lakisääteisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, artikla 6.1.(c)).

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua tilauksen/oston suorittamisesta.

Tallennetut puhelut poistetaan kahden (2) vuoden kuluttua.

3.2 Palvelun ja siihen liittyvien palvelujen tarjoaminen

Tuki

Tarkoitus

Tarjota tukea sekä vastata toimittajien kysymyksiin ja käsitellä heiltä tulevia asioita.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, työtiedot, viestintä, maksutiedot, tekniset tiedot

Oikeusperuste

Tiettyjen evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla käytön aikana kerättyjen teknisten tietojen käsittely perustuu evästebannerimme kautta saatuun suostumukseesi (GDPR, artikla 6.1(a)).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme tarjota tukea ja auttaa toimittajiamme vastaamalla kysymyksiin, antamalla tietoa, suorittamalla vianmääritystä sekä muilla vastaavilla tukitoimenpiteillä. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Tuki- ja kehitystyöhön liittyvät henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua tukitapauksen/kehitystyön päättymisestä.

Tallennetut puhelut poistetaan kahden (2) vuoden kuluttua.

Lisätietoja teknisten tietojen poistamisesta on Proffsmagasinetin verkkosivustolla evästeitä käsittelevässä osiossa.

Lisäpalvelut

Tarkoitus

Tarjota palveluita, kuten koulutusta, tuoteylläpitoa sekä IT-järjestelmiä ja/tai IT-palveluita.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, työtiedot, vierailutiedot, maksutiedot, viestintä, tekniset tiedot.

Oikeusperuste

Käytön yhteydessä evästeiden tai vastaavanlaisen seurannan avulla kerättyjen tiettyjen teknisten tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, joka kerätään evästebannerimme kautta (GDPR, 6.1(a) artikla).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme tarjota koulutusta ja muita palveluja. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua palvelun suorittamisesta.

Tietoja teknisten tietojen poistamisesta on Proffsmagasinetin verkkosivustolla evästeitä käsittelevässä osiossa.

3.3 Markkinointi ja tapahtumat

Markkinointi

Tarkoitus

Markkinoida ja tarjota tietoa toiminnastamme puhelimitse, sähköpostitse, verkkosivustojen, sosiaalisen median ja lehdistötiedotteiden kautta sekä muun viestinnän avulla toimittajille ja potentiaalisille toimittajille.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, viestintä, toimittajatiedot, työtiedot, tekniset tiedot.

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos vastustat tällaista käsittelyä, emme enää käsittele henkilötietojasi tähän tarkoitukseen. Voit käyttää oikeuttasi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai noudattamalla ajankohtaisissa postituslistoissamme olevia ohjeita.

Oikeusperuste

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme hallita vierailuja sivuillamme ja varmistaa riittävän turvallisuustason niiden yhteydessä. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua toimittaja-, liike- ja kumppanuussuhteen päättymisestä.

Uutiskirjeiden/muiden viestien lähettämiseen liittyvät henkilötiedot poistetaan yhteydenoton ja ilmoituksen jälkeen, ettei tällaisia viestejä vastaanoteta.

Kyselyihin liittyvät henkilötiedot, jos ne ovat merkityksellisiä/ajankohtaisia, poistetaan kolmenkymmenenkahdeksan (38) kuukauden kuluttua niiden valmistumisesta.

Lisätietoja teknisten tietojen poistamisesta on Proffsmagasinetin verkkosivustolla evästeitä käsittelevässä osiossa.

Valokuvat ja videot markkinoinnissa

Tarkoitus

Käytämme valokuvia, äänitallenteita ja videoita tapahtumista sisäisissä ja ulkoisissa viestintä- ja markkinointimateriaaleissa.

Voimme käyttää tekoälyteknologiaa valokuvien ja videoiden tuottamiseen, muokkaamiseen ja tunnistamiseen.

Henkilötietoryhmät

Vierailutiedot.

Oikeusperuste

Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme tehdä markkinointimateriaalistamme visuaalisesti houkuttelevaa ja merkityksellistä. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään käyttöajan ajan ja enintään viiden (5) vuoden ajan.

Tapahtumat ja kilpailut

Tarkoitus

Tapahtumiin ja kilpailuihin kutsuminen sekä osallistumisen hallinnointi ja osallistujien jälkikäteinen yhteydenotto.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajan tiedot, työtiedot, vierailutiedot, viestintä.

Oikeusperuste

Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme järjestää tapahtumia ja kilpailuja. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Kun käsittelemme ruokavalio- ja ruokamieltymyksiä, jotka sisältävät terveystietoja, perustamme käsittelyn nimenomaiseen suostumukseen (GDPR, 6.1(a) ja 9.2(a) artikla).

Säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään kyseisen tapahtuman / kilpailun aikana. Tarvittaessa henkilötietoja voidaan säilyttää enintään kolme (3) kuukautta tapahtuman päättymisen jälkeen ja enintään yhden (1) vuoden ajan kilpailun päättymisen jälkeen, jotta voimme seurata tapahtumaa, todentaa voiton ja hallinnoida kilpailuun liittyviä palkintoja.

3.4 Liiketoiminnan analysointi ja kehittäminen

Toiminnan analysointi ja parantaminen

Tarkoitus

Tilastojen, raporttien ja analyysien pohja-aineiston jatkuva kokoaminen liiketoimintamme (mukaan lukien liiketoiminnallisten järjestelmiemme, prosessiemme ja strategioidemme) analysoimiseksi, kehittämiseksi, tehostamiseksi ja seuraamiseksi muun muassa seuraamalla liiketoiminnan kaupallisten transaktioiden tuloksia kannattavuuden analysoimiseksi ja parantamiseksi sekä sidosryhmäanalyysien toteuttamiseksi.

Henkilötietoryhmät

Kaikki tässä selosteessa mainitut henkilötiedot, ks. kohta 2 yllä.

Oikeusperuste

Käytön yhteydessä evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla kerättyjen tiettyjen teknisten tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, joka kerätään evästebannerimme kautta (GDPR, 6.1(a) artikla).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme toteuttaa oikeutettua etuamme analysoida toimintaamme eri tasoilla ja parantaa toimintaamme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

Tätä tarkoitusta varten ei tallenneta erikseen henkilötietoja. Henkilötiedot, joita käytetään tilastojen, raporttien ja analyysien pohjana tässä tarkoituksessa säilytetään kunkin tarkoituksen osalta määriteltyjen tämän alasivun tiedoissa esitettyjen säilytysaikojen mukaisesti.

3.5 Yleinen käsittely

Kirjanpito

Tarkoitus

Kirjanpitovelvoitteiden hoitaminen, mukaan lukien kirjanpitoaineiston tallentaminen ja tilinpäätöksen laatiminen.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, maksutiedot, viestintä.

Oikeusperuste

Oikeudellinen velvoite (GDPR, 6.1 (c)) ja kirjanpitolain (1336/1997) 2:10 §).

Säilytysaika

Henkilötiedot poistetaan kuuden (6) vuoden kuluttua sen kalenterivuoden päättymisestä, jona tilikausi päättyi.

IT- ja tietoturva

Tarkoitus

Suojaa IT-järjestelmämme ja IT-palvelumme (jotta ne toimivat oikein ja turvallisesti), suorittaa testejä, selvittää vikoja ja tutkia IT-turvallisuuspoikkeamia sekä teknisten ongelmien syitä ja luo tarvittaessa uudelleen tietoja IT-järjestelmissä ja IT-palveluissa (esim. tietoturvahäiriön sattuessa). Jatkuva varmuuskopiointi on käytössä.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot, toimittajatiedot, työtiedot, vierailutiedot, maksutiedot, tekniset tiedot, viestintä.

Oikeusperuste

Evästeiden tai vastaavien seurantatekniikoiden avulla kerättyjen tiettyjen teknisten tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, joka kerätään evästebannerimme kautta (GDPR, 6.1(a) artikla).

Muita tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on välttämätöntä, jotta voimme varmistaa riittävän IT- ja tietoturvan, mikä on oikeutettu etumme. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etumme.

Säilytysaika

IT-järjestelmiemme ja -palveluidemme testauksessa käytettäviä henkilötietoja päivitetään testiympäristössä kerran (1) vuodessa. IT-järjestelmissämme ja -palveluissamme olevien henkilötietojen varmuuskopioita päivitetään jatkuvasti ja vanhat versiot poistetaan viimeistään kahdentoista (12) kuukauden kuluttua. Henkilötietoja, joita käsitellään luvattomilta tunkeutumisilta, palvelunestohyökkäyksiltä ja muilta turvallisuusriskeiltä suojautumista varten, ei lähtökohtaisesti säilytetä. Jos IT-järjestelmät ja -palvelut kuitenkin estetään esimerkiksi turvallisuussyistä, säilytysaika on enintään kolme (3) kuukautta. Vianmääritystarkoituksiin lokitiedostoina kerättyjä henkilötietoja säilytetään enintään kolme (3) kuukautta.

Tietoja teknisestä tietojen suodattamisesta on Proffsmagasinetin verkkosivustolla evästeiden käytöstä.

Valvonta, vaatimukset ja poikkeustilanteet

Tarkoitus

Poikkeustilanteiden selvittämiseksi, vaatimuksiin vastaamiseksi ja pyydettyjen tietojen toimittamiseksi valvontaviranomaisille valvonnan yhteydessä.

Henkilötietoryhmät

Henkilö- ja henkilötietoryhmät, joita pyydetään poikkeustilanteissa ja valvonnan yhteydessä.

Oikeusperuste

Oikeudellisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, 6.1 (c) artikla sekä GDPR, 31, 33–34 ja 58 artikla).

Säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kun tapaus tai valvonta on käynnissä ja enintään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta sen jälkeen.

Riidat

Tarkoitus

Suojella etujamme riitatapauksissa.

Henkilötietoryhmät

Henkilö- ja henkilötietoryhmät, jotka ovat välttämättömiä riidan kohteen ja osapuolten kannalta.

Oikeusperuste

Oikeutettu etu (GDPR, 6.1(f) artikla) – käsittely on tarpeen suojataksemme etumme riitatapauksissa. Ota meihin yhteyttä, jos haluat tietää lisää siitä, miten olemme tasapainottaneet sinun ja meidän etujamme.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään riidan keston ajan ja sen jälkeen kymmenen (10) vuotta.

GDPR:n mukaiset oikeudet

Tarkoitus

GDPR:n mukaisia oikeuksia koskevien pyyntöjesi toteuttamiseksi.

Henkilötietoryhmät

Henkilötunnistetiedot, yhteystiedot sekä muut sinua koskevat tiedot, jotka annat pyynnössäsi ja jotka ovat tarpeen pyynnön käsittelemiseksi.

Oikeusperuste

Oikeudellinen velvoite (GDPR, 6.1(c) artikla ja GDPR, III luku).

Säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään kaksikymmentäneljä (24) kuukautta sen jälkeen, kun olemme käsitelleet pyyntösi.

Oikeudelliset velvoitteet

Tarkoitus

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen esimerkiksi rahanpesulain tai tuotevastuuta ja tuoteturvallisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti.

Henkilötietoryhmät

Vain ne henkilötietoryhmät, jotka ovat välttämättömiä kunkin lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Oikeusperuste

Oikeudellisen velvoitteen täyttäminen (GDPR, 6.1(c) artikla ja esimerkiksi rahanpesulaki (444/2017) ja tuotevastuulaki (694/1990)).

Säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti viisi (5) vuotta niiden keräämisestä. Jos se on tarpeen rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen ehkäisemiseksi, havaitsemiseksi tai tutkimiseksi, tietoja säilytetään enintään kymmenen (10) vuotta. Muiden lakisääteisten velvoitteiden osalta voi olla voimassa muita säilytysaikoja kunkin lainsäädännön mukaisesti.

Tiedot on viimeksi päivitetty 2026-07-14.